Automatizando Fluxos de Aprovação: Um Guia Prático
Os fluxos de aprovação são essenciais para garantir que as decisões tomadas dentro de uma organização sigam as políticas e procedimentos estabelecidos. Neste tutorial, vamos explorar como criar fluxos de aprovação automatizados que não apenas economizam tempo, mas também aumentam a eficiência do seu time. A automação desses processos pode ser alcançada através de diversas ferramentas e técnicas, que discutiremos a seguir.
O que são Fluxos de Aprovação?
Fluxos de aprovação são sequências de etapas que precisam ser seguidas para que uma solicitação, como um pedido de compra ou uma solicitação de férias, seja aprovada. A automação desses fluxos permite que as solicitações sejam enviadas, revisadas e aprovadas de maneira mais rápida e eficiente.
Benefícios da Automação de Fluxos de Aprovação
- Eficiência: Reduz o tempo gasto em aprovações manuais.
- Transparência: Permite rastrear o status de solicitações em tempo real.
- Conformidade: Garante que as regras de negócio sejam seguidas.
- Redução de Erros: Minimiza erros humanos no processo de aprovação.
Ferramentas Comuns para Automação
Existem várias ferramentas disponíveis que podem ajudar na automação de fluxos de aprovação, incluindo:
- Zapier: Conecta diferentes aplicativos e automatiza tarefas.
- Trello: Permite criar cartões que podem passar por diferentes etapas de aprovação.
- Asana: Facilita a gestão de projetos e fluxos de trabalho.
Passo a Passo para Criar um Fluxo de Aprovação Automatizado
Passo 1: Identificar o Processo
Antes de automatizar, identifique qual processo deseja otimizar. Por exemplo, considere um processo de solicitação de férias.
Passo 2: Definir as Regras de Aprovação
Estabeleça quem pode aprovar o que. Por exemplo, um gerente pode aprovar férias, mas não pode aprovar aumentos salariais.
Passo 3: Escolher a Ferramenta
Selecione uma ferramenta que atenda às suas necessidades. Por exemplo, se você já usa o Trello, pode criar um fluxo de aprovação dentro dele.
Passo 4: Criar o Fluxo
Aqui está um exemplo básico de como pode ser configurado um fluxo de aprovação no Trello:
1. **Solicitação de Férias**: O funcionário cria um cartão no Trello com a solicitação.
2. **Aprovação do Gerente**: O cartão é movido para a coluna "Aprovação do Gerente".
3. **Notificação**: O gerente é notificado para revisar a solicitação.
4. **Resultado**: O gerente move o cartão para "Aprovado" ou "Rejeitado".O código acima descreve um fluxo simples onde um funcionário solicita férias e um gerente aprova ou rejeita essa solicitação. Cada movimento do cartão reflete o progresso da solicitação, tornando o processo transparente.
Passo 5: Testar o Fluxo
Antes de colocar o fluxo em produção, teste-o com um grupo pequeno para garantir que tudo funcione como esperado.
Passo 6: Implementar e Monitorar
Após os testes, implemente o fluxo em larga escala e monitore sua eficácia. Use métricas como o tempo médio de aprovação para avaliar o sucesso.
Exemplos de Regras de Negócio
A seguir, algumas regras que podem ser implementadas em um fluxo de aprovação:
| Regra | Descrição |
|---|---|
| Aprovação por Hierarquia | Solicitações devem ser aprovadas pelo superior imediato. |
| Limite de Valor | Solicitações acima de um certo valor precisam de aprovação adicional. |
| Prazo de Resposta | Aprovadores devem responder dentro de um prazo específico. |
Conclusão
Automatizar fluxos de aprovação por regras de negócio não só melhora a eficiência operacional, mas também garante que as políticas da empresa sejam seguidas. Ao implementar as etapas e ferramentas discutidas, sua organização estará melhor equipada para enfrentar os desafios do dia a dia e maximizar a produtividade. Não hesite em experimentar diferentes ferramentas e abordagens para encontrar a melhor solução para suas necessidades específicas.
Com a automação, você transforma um processo que antes era manual e sujeito a erros em um sistema ágil e eficaz, permitindo que sua equipe se concentre em tarefas mais estratégicas e valiosas.
Contribuições de Camila Ribeiro
