Aprenda a criar fluxos automatizados para elaboração de contratos padrão

Como criar fluxos automatizados para elaboração de contratos padrão?

A elaboração de contratos é uma tarefa essencial em qualquer escritório de advocacia, mas pode ser extremamente repetitiva e consumir um tempo valioso. A boa notícia é que, com a automação, é possível otimizar esse processo, tornando-o mais eficiente e menos propenso a erros. Neste guia, vamos explorar como você pode criar fluxos automatizados para a elaboração de contratos padrão, utilizando ferramentas acessíveis e práticas.

1. O que é automação de contratos?

Automação de contratos refere-se ao uso de tecnologia para simplificar e agilizar o processo de criação, revisão e gerenciamento de contratos. Isso pode incluir desde a geração automática de documentos a partir de modelos, até a integração com sistemas de gerenciamento de clientes e e-mails.

2. Benefícios da automação na elaboração de contratos

Automatizar a elaboração de contratos traz uma série de benefícios, tais como:

• Economia de tempo: Com a automação, tarefas repetitivas são executadas mais rapidamente, permitindo que os advogados se concentrem em atividades mais estratégicas.
• Redução de erros: A automação minimiza o risco de erros humanos, que podem ocorrer durante a digitação ou revisão manual de contratos.
• Consistência: Utilizando modelos padronizados, você garante que todos os contratos sigam a mesma estrutura e contenham as informações necessárias.
• Acesso rápido: Contratos podem ser gerados rapidamente, facilitando o atendimento a clientes e a agilidade nas negociações.

3. Ferramentas para automação de contratos

Existem várias ferramentas disponíveis no mercado que podem ajudar na automação da elaboração de contratos. Aqui estão algumas opções populares:

• DocuSign: Ideal para assinatura eletrônica e gestão de documentos.
• PandaDoc: Permite a criação de contratos e propostas com modelos personalizáveis.
• Contractbook: Focado na gestão de contratos, incluindo automação de fluxos de trabalho.
• Zapier: Conecta diferentes aplicativos e automatiza tarefas entre eles.

4. Criando um fluxo automatizado

Para ilustrar como criar um fluxo automatizado para a elaboração de contratos, vamos considerar um exemplo prático utilizando o Google Docs e o Zapier. O objetivo é gerar automaticamente um contrato padrão sempre que um novo cliente for adicionado a uma planilha do Google Sheets.

Passo 1: Criar um modelo de contrato no Google Docs

Primeiro, você deve criar um modelo de contrato no Google Docs. Certifique-se de incluir campos que serão preenchidos automaticamente, como o nome do cliente, data e valores. Um exemplo simples de um contrato pode ser:

Contrato de Prestação de Serviços

Pelo presente instrumento, [NOME_DO_CLIENTE], doravante denominado CLIENTE, e [NOME_DO_ADVOGADO], doravante denominado ADVOGADO, têm entre si, justas e contratadas as seguintes cláusulas:

1. Objeto do contrato: [DESCRIÇÃO_DO_SERVIÇO]
2. Valor: [VALOR]
3. Vigência: [DATA_INICIAL] a [DATA_FINAL]

Assinam o presente em duas vias de igual teor.

Passo 2: Configurar a planilha no Google Sheets

Crie uma planilha no Google Sheets onde você irá adicionar os dados dos clientes. As colunas podem incluir: Nome, Serviço, Valor e Datas. Sempre que um novo cliente for adicionado, um contrato deve ser gerado automaticamente.

Passo 3: Integrar Google Sheets com Zapier

1. Criar uma conta no Zapier: Acesse o site do Zapier e crie uma conta, se ainda não tiver uma.
2. Criar um novo Zap: Clique em 'Make a Zap' e escolha o Google Sheets como o aplicativo de gatilho.
3. Selecionar o evento de gatilho: Escolha 'New Spreadsheet Row' como o evento que iniciará o fluxo.
4. Conectar sua conta do Google: Siga as instruções para conectar sua conta do Google Sheets ao Zapier.
5. Selecionar a planilha: Escolha a planilha que você criou e o intervalo de dados que deseja monitorar.

Passo 4: Criar a ação no Google Docs

Agora, você precisa configurar a ação que irá gerar o contrato no Google Docs:

1. Adicionar uma nova ação: Após configurar o gatilho, adicione uma nova ação e escolha o Google Docs.
2. Selecionar o evento: Escolha 'Create Document from Template'.
3. Conectar sua conta do Google: Conecte sua conta do Google Docs ao Zapier.
4. Selecionar o modelo: Escolha o modelo de contrato que você criou anteriormente.
5. Mapear os campos: Mapeie os campos do modelo com as colunas da planilha do Google Sheets. Por exemplo, o campo [NOME_DO_CLIENTE] deve ser mapeado para a coluna Nome.

Passo 5: Testar e ativar o fluxo

1. Testar o Zap: Antes de ativar, faça um teste para garantir que tudo está funcionando corretamente. Adicione uma nova linha na planilha e veja se o contrato é gerado no Google Docs.
2. Ativar o Zap: Se tudo estiver funcionando, ative o Zap e pronto! Agora, sempre que você adicionar um novo cliente, um contrato será gerado automaticamente.

5. Exemplos práticos de uso

A automação da elaboração de contratos pode ser aplicada em diversos contextos. Aqui estão alguns exemplos práticos:

• Contratos de prestação de serviços: Ideal para freelancers e prestadores de serviços que precisam de contratos rápidos e eficientes.
• Contratos de locação: Facilita a formalização de locações, garantindo que todas as partes tenham acesso ao documento necessário.
• Acordos de confidencialidade: Permite a geração rápida de NDAs (Non-Disclosure Agreements) sempre que necessário.

6. Considerações finais

Automatizar a elaboração de contratos padrão não apenas melhora a eficiência do seu escritório, mas também proporciona uma melhor experiência ao cliente. Ao adotar ferramentas e fluxos de trabalho automatizados, você pode se concentrar no que realmente importa: oferecer um serviço jurídico de qualidade.

Lembre-se de revisar regularmente seus modelos e fluxos automatizados para garantir que estejam sempre atualizados e em conformidade com as leis vigentes. Com o tempo, você perceberá que a automação se tornará uma parte essencial da sua prática jurídica, permitindo que você trabalhe de forma mais inteligente e não mais difícil.

Compartilhe este tutorial